Uma abordagem simplificada pode levar a imprecisões de dados considerados e até mesmo à perda de oportunidades de crescimento ou ganho de lucratividade. Sem planejamento e diligência cuidadosos, o seu processo pode negligenciar a consideração dos recursos necessários para validar a precisão dos dados e premissas utilizados, ou subestimar tempo e recursos necessários para criar e executar um plano que possa traduzir os resultados em insights.
Aqui está uma lista de cinco etapas que você pode seguir para melhorar a eficiência e a precisão do seu processo de projeção financeira.
Pode parecer tentador e eficiente mergulhar diretamente nos dados para preparar uma projeção de resultados – mas se você não dedicar tempo para entender primeiro as necessidades do negócio, seu modelo poderá não fornecer os insights que você procura. Desde o início, procure deixar claro o propósito do exercício e como esse processo se enquadra na estratégia geral do negócio.
Para fazer isso, você pode desenvolver um cronograma com funções e responsabilidades relevantes e bem definidas, incluindo uma estrutura de revisão. A preparação de uma matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pode te ajudar a identificar quem deve estar envolvido nas diferentes etapas do processo. Depois de ter clareza sobre o propósito da sua projeção e quem precisa estar envolvido, você poderá prosseguir para:
Esta etapa final é crucial para identificar o que funcionou bem e o que não funcionou tão bem, para que o seu processo possa continuar a criar valor.
Existem dois grupos principais de partes interessadas que precisam ser inclusos na sua matriz RACI: a alta gestão da empresa e o Conselho.
A empresa
Envolver os gestores da empresa nas fases iniciais ajudará a obter a sua ao processo e os incentivará a se sentirem responsáveis pelos resultados deste exercício, podendo se estender para além do departamento financeiro. Seja transparente sobre o processo de orçamento e comunique claramente quaisquer alterações que possam afetá-lo, como cronogramas ou metas, para manter todos engajados ao longo de todo o processo.
O Conselho
A revisão e a aprovação da projeção e orçamento pelo Conselho é uma oportunidade para uma verificação final das premissas que sustentam seus dados e para garantir que a estratégia de longo prazo do negócio seja considerada.
As projeções também devem mostrar uma visão atual de quaisquer riscos empresariais. Ao demonstrar ao conselho como esses riscos estão sendo gerenciados e refletidos, você pode criar confiança na robistez do ecercício.
Seu modelo deve ser simples e usar formatação clara para orientar o usuário, separando e sinalizando claramente onde encontrar as premissas, cálculos e resultados. Esses princípios economizarão seu tempo e, principalmente, reduzirão o risco de erro.
Você pode usar o Excel para construir um modelo robusto que siga esses princípios, mas se o seu modelo for particularmente grande ou complexo, um sistema separado de finanças, planejamento, orçamento e previsão pode ser mais apropriado. Independentemente do sistema que você utiliza, é essencial planejar o design do seu modelo antes de montá-lo, com foco constante no propósito geral da suas projeções.
Dedicar algum tempo para compreender as diferentes áreas do negócio pode tornar mais fácil identificar os impulsionadores de custos e receitas de cada área e as premissas que os sustentam. Este processo também pode destacar interdependências entre diferentes áreas de negócios que podem ser incorporadas ao seu modelo.
Ao consultar e envolver as pessoas certas no momento apropiado, você pode aproveitar seu conhecimento e experiência para garantir que baseará sua projeção em insights relevantes e precisos.
O processo de projeção também é uma oportunidade de usar suas novas informações para adicionar ou atualizar quaisquer riscos conhecidos desde seu orçamento ou ciclo de planejamento anterior.
Uma plataforma de software de previsão pode fornecer recursos intuitivos, como acesso gerenciado e sinalização de erros, o que pode trazer mais controle e eficiência ao seu processo de previsão. Combinada com a capacidade de lidar com volumes e fontes de dados maiores do que, por exemplo, o Excel, uma nova tecnologia pode ser um investimento valioso para o seu negócio.
No entanto, antes de investir em qualquer nova tecnologia, é importante primeiro avaliar cuidadosamente como um novo sistema apoiaria os objetivos estratégicos do negócio a curto e longo prazo.
A eficácia de qualquer tecnologia depende de uma compreensão completa dos motivadores e pressupostos do seu negócio, juntamente com dados bem organizados e definidos. Sem esses elementos fundamentais, mesmo os sistemas de automação e recursos de IA mais avançados poderiam produzir resultados imprecisos ou até mesmo incorretos, comprometendo suas habilidades de tomada de decisão.
É igualmente vital considerar como quaisquer mudanças na tecnologia serão gerenciadas pela sua organização, incluindo como a tecnologia poderá interagir ou substituir quaisquer sistemas ou processos existentes. Obter a adesão de equipes relevantes e fornecer programas de treinamento como parte de um plano de transformação robusto pode facilitar a transição e maximizar a capacidade de sua equipe de aproveitar todos os recursos de sua tecnologia.
Não existe uma solução mágica que possa resolver todos os seus desafios de projeção e modelagem financeira de uma só vez. Melhorar o processo geral e a precisão depende de várias considerações importantes.
Independentemente da tecnologia, é crucial garantir um processo claro e bem organizado, apoiado pela gestão do negócio e produzindo dados de qualidade. Isto promove a propriedade e a confiança, tornando a previsão uma base confiável para a tomada de decisões dentro do negócio.
