Quando alguém é admitido no conselho, provavelmente ele recebe informações básicas, como datas, atas de comitês, detalhes de seguros, estatutos e registros públicos recentes. Mas sua organização também requer um processo de integração para ajudar os novos membros a construir relacionamentos com os membros atuais, e defender com confiança sua missão. Para atingir esses resultados, a integração deve abranger as melhores práticas para otimizar o envolvimento do conselho.
Comece com atividades como um tour pela organização, incentivando os novos membros a interagir com a equipe e com outros membros do conselho. A orientação deve permitir uma base sólida de conhecimento para o novo membro, ao mesmo tempo que cria entusiasmo.
Os membros do conselho geralmente apreciam atividades como um dia nas instalações ou uma caminhada pelo escritório. O Zoológico da Filadélfia levou essa ideia mais adiante.
Quando Vik Dewan se tornou presidente e diretor executivo do zoológico, ele observou que o espaço da organização definia sua missão. Para ajudar os novos membros a vivenciar esse espaço e compartilhar a percepção dos visitantes, eles precisavam sair da sala de reuniões. Dessa forma, o zoológico exigiu que todos os membros do conselho estivessem presentes nas instalações e interagissem com funcionários e visitantes em um final de semana, duas vezes por ano.
Na preparação para essas visitas de final de semana, Dewan fez com que cada membro do conselho acompanhasse um membro da equipe e observasse como eles desempenhavam sua função e contribuíam para a experiência do visitante. Por exemplo, um presidente de finanças poderia acompanhar um veterinário ou gerente de alimentação em uma das diversas concessões do zoológico. Através dessa oportunidade, os membros do conselho tiveram uma experiência pessoal e real das operações diárias do zoológico.
Os membros do conselho estão dedicando seu tempo e talento ao voluntariado, e devem aproveitar essa experiência. Como deixá-los entusiasmados? Dewan evitou atribuir-lhes tarefas que correspondessem ao seu trabalho diário. Ao invés disso, ele se concentrou em sua paixão pela missão.
Quando surgirem problemas, defina forças-tarefa que reúnam membros do conselho que tenham habilidades relevantes, e que permitam que os comitês diários tragam perspectivas únicas daqueles trabalhos diários para as atribuições dos comitês. Comece as reuniões do comitê com um fluxo livre de informações – compartilhando perspectivas e ideias.
No zoológico foi publicado o calendário do conselho, incluindo as reuniões dos comitês. As reuniões foram abertas a todos os membros, mesmo aqueles que não faziam parte do comitê. Os membros foram incentivados a participar de qualquer reunião do comitê de sua escolha. Se o comitê financeiro analisasse o orçamento, incluindo o financiamento para uma nova instalação, qualquer membro do conselho poderia participar na discussão. Eles ouviram em primeira mão o que estava em pauta e descobriram como aquela exposição poderia informar futuras discussões do comitê financeiro, e melhorar a missão e a experiência do visitante.
Profissionais também participam de conselhos porque desejam construir relacionamentos, o que pode contribuir para a confiança necessária em discussões difíceis posteriormente. Uma forma de apoiar esse objetivo é associar um novo membro do conselho a um mentor, com base em interesses comuns e personalidade correspondente. Além disso, eventos sociais ou momentos de socialização antes ou depois das reuniões podem promover ligações mais fortes entre os membros do conselho e o pessoal e gerar entusiasmo relativamente a uma realização organizacional.
Finalmente, a orientação do conselho não deve se basear em uma única atividade. As atividades de orientação devem ser contínuas para familiarizar os membros sobre o funcionamento do conselho, suas diversas responsabilidades no comitê e seus objetivos estratégicos organizacionais mais amplos. Embora você possa escolher entre muitas opções para orientar os novos membros do conselho, procure incorporar atividades e eventos que promovam a interação e o entusiasmo externamente.
