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Relatório SOC 2
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Há duas semanas, a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarou o alastramento global de COVID-19 como uma pandemia. Esse tipo de anúncio havia sido realizado pela última vez para a gripe H1N1 (suína) de 2009 – embora desta vez os impactos econômicos pareçam muito mais intensos. Também há implicações de longo prazo para as empresas, com efeitos nas operações em toda a organização por meses e apresentando uma ameaça direta à força de trabalho.
Este é um novo cenário para muitas organizações e não está claro o que os próximos meses trarão. Diante dessa situação global sem precedentes, é um momento oportuno para as empresas avaliarem e adaptarem seus planos de continuidade de negócios para garantir o serviço contínuo mais tranquilo possível.
Reveja seu plano de continuidade dos negócios
Em primeiro lugar, é importante entender se a sua organização possui um plano de gerenciamento de continuidade de negócios para pandemias e como isso se relaciona com essa situação. Uma conversa com as equipes de liderança executiva e operacional para elaborar cenários possíveis garantirá que todos os ângulos sejam abordados.
Considere incluir uma planilha para cada estágio principal da crise e uma lista de verificação com ações claramente definidas como parte do plano.
Coloque as pessoas em primeiro lugar
Ao se preparar para o risco de pandemia e ao elaborar ou desenvolver um plano de resposta, garanta que as pessoas venham em primeiro lugar. Uma abordagem centrada nas pessoas melhorará a resiliência da sua empresa como resultado.
Avaliar riscos e planejar a comunicação são essenciais
Uma avaliação de riscos e um plano de comunicação são elementos vitais de qualquer plano de resposta a incidentes. Eles garantem que você considere todos os cenários possíveis e que os funcionários entendam o que é exigido deles.
Embora não sejam exaustivos, esses são elementos críticos a serem considerados.
Avaliação de risco
- Serviços e produtos críticos à missão;
- Pessoal e operações-chave;
- Funções comerciais ligadas a regiões geográficas de alto risco;
- O que pode ser suspenso e por quanto tempo;
- Expectativas sobre o absenteísmo;
- Funcionários infectados comparecendo no trabalho.
Plano de comunicação
- Canais de comunicações de emergência;
- Expectativas cotidianas dos funcionários;
- Expectativas de trabalho remoto: como os funcionários entrarão em contato, funcionários e fornecedores, se não estiverem no local de trabalho;
- O que acontece no caso de funcionários importantes não estarem disponíveis?
- Funções definidas para relações públicas, comunicação interna, marketing, risco e jurídico.
Valide seu plano
Para criar confiança no plano, é importante que sua organização entenda como ela se encaixa nessa situação e onde existem lacunas que devem ser priorizadas e gerenciadas.
Este é um evento de amplo alcance que destacará os pontos fortes e fracos da sua organização. Seu plano de resposta a incidentes precisa ser adaptado e deve:
- Refletir os riscos específicos de sua organização e seu setor;
- Garantir que a equipe executiva, de linha de frente e operacional esteja ativamente envolvida e compreenda seu papel;
- Permitir as necessidades da equipe de resposta para trabalhar em conjunto de uma maneira bem orquestrada;
- Destacar oportunidades para melhorar a maneira como sua empresa opera.
Podem ocorrer erros, mas ter um plano bem ensaiado e comunicado é sempre o melhor caminho.
Mantenha uma abordagem coesa e informativa
Uma frente unida e mensagens claras e consistentes garantirão que seus funcionários e seus clientes entendam o que está acontecendo com seus negócios.
Algumas ações claras para fazer isso incluem:
- Exibir liderança visível;
- Proteger sua marca;
- Estabelecer uma equipe de resposta;
- Se comunicar efetivamente;
- Documentar eventos conforme ocorram;
- Refletir e implementar melhorias.
Como empresa, há muito a considerar para manter sua empresa funcionando em tempos de crise. Um plano de ação claro ajudará a aliviar a pressão, orientará a liderança e os funcionários, além de garantir o atendimento ideal aos clientes.
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