RPA: como ajustar os processos da sua empresa ao "novo normal"?

A maneira de fazer negócios foi impactada pela pandemia de Covid-19 e está sendo repensada globalmente. Como proteger e manter as pessoas em segurança em conjunto com a continuidade da prestação de serviços a seus clientes? As soluções de Robotic Process Automation (RPA) podem ajudar as organizações no enfrentamento dos desafios atuais e futuros.

Enquanto os líderes procuram mitigar o impacto da crise atual em seus negócios, entre as principais considerações deve estar a otimização do processo, suportada pela tecnologia. O impacto do novo coronavírus nas operações comerciais nos mostrou que não podemos retornar ao trabalho no local e ao processamento manual na escala que possuímos anteriormente. À medida que o tempo avança, contaremos com nossa força de trabalho para resolver problemas reais e inovar, sem sermos sobrecarregados por operações manuais ineficientes e ineficazes. O local de trabalho está evoluindo rapidamente, pois as equipes trabalham remotamente e têm uma crescente necessidade de eficiência em suas funções.

No conceito de excelência operacional considera-se a execução contínua das operações de negócios, abrindo a oportunidade para as organizações alcançarem objetivos estratégicos, enquanto o RPA é uma tecnologia que possibilita acelerar exponencialmente os processos e reduz o custo dos negócios. Com a utilização de softwares, as atividades de negócios são executadas imitando as tarefas que um membro da equipe realiza manualmente, de maneira repetitiva, permitindo uma maior concentração do colaborador em tarefas mais importantes de tomada de decisão.

Em conjunto, a excelência operacional e o RPA podem ajudar a aliviar as pressões e demandas que os negócios estão enfrentando. A força de trabalho pode se concentrar em iniciativas que exigem intuição humana e decisão de negócios, enquanto torna o processo mais eficiente e aprimorado pela tecnologia.

Como visto nos exemplos abaixo, as organizações enfrentam problemas como: remarcar compromissos em larga escala para uma data futura, emitir diversas faturas em um determinado momento para combater problemas de fluxo de caixa ou lidar com grandes volumes de consultas com base em um ambiente em mudança. Ao implementar a excelência operacional e a robótica, o tempo necessário para executar essas tarefas será exponencialmente reduzido, enquanto a precisão será aumentada.

Agendamento e reagendamento de compromissos

O agendamento e o reagendamento de compromissos, principalmente consultas na área da saúde, geralmente são tarefas demoradas e propensas a erros. As atividades incluem:

• Confirmar dados pessoais em uma lista principal de pacientes e clientes;
• Confirmar diagnóstico;
• Verificar detalhes do seguro;
• Identificar horários disponíveis em vários agendamentos;
• Emitir cartas de nomeação;
• Aceitar pedidos de reagendamento;
• Entrar em contato com as partes se os compromissos tiverem que ser remarcados; e
• Repetir o processo de agendamento.

A boa notícia é que todas essas atividades são baseadas em regras. Os dados podem ser verificados e processados ​​de maneira padronizada, de acordo com as regras e sem exigir as principais habilidades intuitivas e empáticas que tornam os trabalhadores humanos tão valiosos. Isso torna essas tarefas ideais para a Robotic Process Automation (RPA).

O processo de automatização pode ser acionado por um evento, por exemplo, o recebimento de um e-mail ou o pressionamento de um botão, e pode efetuar login em todos os sistemas e diários necessários para identificar, verificar e processar dados, gerar relatórios e se comunicar com todas as pessoas envolvidas no processo. Com o RPA, esse processo é realizado exatamente da maneira que o trabalhador humano faria, mas muito mais rapidamente e com muito menor risco de erro.

Isso é ideal para a maioria dos casos e deixa tempo para a equipe lidar com casos excepcionais que precisam da percepção humana, como entender a condição emocional de um paciente e substituir o "bot" da RPA, se necessário.

Melhorando o fluxo de caixa com faturamento mais eficiente

O fluxo de caixa, particularmente em tempos difíceis, é a base de sustentação de qualquer empresa. Há muito que se deseja o processamento automatizado de faturas, tanto do ponto de vista de contas a pagar quanto de contas a receber. Ambos são importantes, pois o primeiro suporta a eficiência e reduz as despesas gerais, enquanto o segundo gera maior fluxo de caixa.

O RPA ajuda nos dois casos:

• As faturas de contas a pagar geradas pelos sistemas e recebidas por e-mail podem ser automaticamente captadas pelo bot da RPA e seu conteúdo extraído e digitado no seu sistema de C / P. Quaisquer verificações de validação necessárias, por exemplo, número do pedido ou status do imposto, podem ser executadas antes da conclusão da transação;

Mesmo que seus fornecedores não tenham a capacidade de gerar faturas em PDF para envio por e-mail, eles podem tirar uma foto de uma fatura física em seu smartphone e enviá-la para você. Os pacotes de software RPA geralmente incluem algoritmos de machine learning para interpretar imagens de faturas e extrair e processar o conteúdo conforme descrito acima;

• As faturas de contas a receber podem ser geradas pelo bot RPA da mesma maneira que uma pessoa faz, usando os mesmos sistemas e menus, mas são geradas e emitidas mais rapidamente e com menor chance de erros.
• Além disso, as comunicações automáticas podem ser enviadas para acompanhar as faturas emitidas com base nas regras que sua organização possui. Por exemplo, o bot pode verificar sua conta bancária para ver se a fatura relevante foi paga e enviar um e-mail para o cliente correto em caso negativo.

A maioria desses processos, se não todos, não requer intervenção humana, pois pode ser processada com bots RPA autônomos. É infelizmente irônico que esse processamento "sem toque" agora gere benefícios aos funcionários e à saúde pública também.

Para determinar se sua organização é adequada para isso, considere:

• Seus processos são baseados em regras?
• Você tem ineficiências em seu processo; com a tecnologia e o aprimoramento de processos, podemos resolver e corrigi-las?
• Seu ambiente nos permite acessar sua tecnologia fora do local?

Entendemos a necessidade de aceleração durante esse período, pois empresas e forças de trabalho estão sentindo os efeitos dos impactos da Covid-19. A Grant Thornton pode trabalhar com sua organização para implementar a tecnologia e obter a eficiência desses processos por meio da tecnologia o mais rápido possível.

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