5 situações que podem indicar fraude nas empresas

O cenário global mostra que, além dos desafios corporativos inerentes à atividade das empresas, o combate às fraudes e golpes também se mostra essencial para contribuir com resultados financeiros.

Segundo o estudo Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, da ACFE, as organizações perdem em média 5% de suas receitas por fraudes, e cerca de 43% destas fraudes são identificadas apenas após o recebimento de denúncias relacionadas.

No entanto, o tempo de identificação de fraudes por meio de denúncias muitas vezes é moroso, senão tardio, e pode permitir que as fraudes causem um grande impacto financeiro para a organização. Assim como vamos ao médico fazer avaliações – os famosos “check-ups” de rotina para manter a saúde em dia, identificar sinais de fraude nas empresas em tempo menor do que o recebimento das denúncias é crucial para a saúde financeira da empresa, e proporciona uma gestão eficaz de riscos corporativos.

Como identificar possíveis ocorrências de fraude na empresa?

Listamos abaixo cinco situações que podem ser percebidos nas empresas e cuja análise pode auxiliar na identificação de possíveis ocorrências de fraudes.

1 – Resultados inconsistentes ou abaixo do esperado

Um dos principais impactos causados pelas fraudes está relacionado ao resultado financeiro da empresa. As fraudes são cometidas em sua maioria com foco em benefício financeiro de seu executor. Portanto, indicadores de performance que demonstrem resultados aquém do esperado, podem indicar o local ou o processo em que uma fraude pode estar ocorrendo.

Os resultados podem ser percebidos, por exemplo, em margens operacionais ruins, custos ou despesas excessivas, queda ou faturamento abaixo do esperado, perdas operacionais elevadas, produtividade baixa, perda de clientes entre outros indicadores relevantes.

Existem inúmeros fatores que podem prejudicar o resultado da empresa, mas manter um foco e atenção na possibilidade de ocorrência de fraudes pode ajudar a entender o elemento causador de resultados ruins.

2 – Comportamento evasivo ou defensivo em relação a controles internos

Quando o assunto é controles internos, auditorias ou revisões gerenciais, já existe naturalmente uma resistência das áreas operacionais, tendo em vista que este assunto geralmente é percebido como maior carga de trabalho. No entanto, funcionários que demonstram comportamento reativo acima do normal, podem estar tentando ocultar atividades irregulares que seriam reveladas por esses processos.

Tais comportamentos também podem ser percebidos por centralização excessiva de atividades, resistência em tirar férias, horas excedentes de trabalho (chegar cedo e sair tarde) sem justificativa, ou ainda demonstração de total controle sobre as atividades da área, limitando o contato da equipe com outras áreas e orientando a equipe a não passar informações.

3 – Monitoramento de tendências

O acompanhamento de tendências envolvendo as atividades da empresa pode ajudar a reconhecer situações de irregularidades que já estão em andamento ou que podem estar prestes a se iniciar. As tendências podem ser externas, relacionadas ao mercado, ramo de atuação ou concorrentes, ou internas, envolvendo as atividades, clientes, colaboradores ou os produtos da empresa.

Confira algumas formas de monitorar tendências:

• • Tendências externas - Acompanhar notícias relacionadas a situações que ocorrem no mercado podem ajudar a identificar possíveis modus operandi aplicáveis à operação semelhante à da empresa. Se tais modus operandi ainda não estiverem sendo praticados internamente, é bem possível que colaboradores mal-intencionados possam, a partir das notícias, aprender como aplicá-los e passar a utilizá-los dentro da empresa. Exemplos disso são as fraudes de boleto, que foram percorrendo as empresas e hoje em dia é difícil encontrar alguma empresa que ainda não tenha enfrentado tal situação.
  • Tendências internas - Monitorar os principais ofensores nos canais de atendimento a clientes, também ajudam a identificar processos que não estão sendo bem conduzidos. Se um número significativo de clientes começarem a apontar problemas semelhantes, por exemplo qualidade dos produtos, conteúdo faltante nas embalagens, divergências nas entregas, cobranças indevidas ou outros problemas identificados na ponta final, podem ser da mesma forma sintomas de uma ação mal-intencionada ocorrendo dentro da empresa.

4 – Clima organizacional ruim

A atividade fraudulenta caminha lado a lado com condutas inadequadas, as quais geram desgaste entre os colaboradores. Nas investigações é frequente identificar casos de problemas de relacionamento interpessoal nas áreas afetadas, onde os suspeitos eram considerados pessoas de difícil trato, causando desconfiança, medo e insegurança na equipe.

Gestores mal-intencionados podem adotar uma postura de repreensão contra bons colaboradores, numa tentativa de desestimular sua permanência e, assim, eliminar possíveis ameaças às suas intenções. Em situações mais favoráveis aos fraudadores, também podem surgir solicitações indevidas por parte dos gestores, deixando os colaboradores desconfortáveis com tais pedidos, porém intimidados por sua posição hierárquica.

Problemas no clima organizacional podem ser percebidos pelo aumento na rotatividade da área, ausências frequentes, desengajamento e diminuição na cooperação e colaboração com outras áreas. Algumas ações simples de gestão também podem ajudar na mensuração do clima organizacional, tais como conversas de mentoria, pesquisas de clima rotineiras, entrevistas de desligamento, ou política de “portas abertas” por exemplo. Direcionar o conteúdo das informações recebidas por essas ações, sem expor seus mensageiros, pode ajudar a identificar comportamentos fraudulentos na atividade da empresa.

5 – Excesso de informalidade 

Empresas onde existe uma falta de documentação adequada ou transações que carecem de documentação apropriada (falta de contratos, por exemplo), estão sujeitas a maior dependência das ações humanas. A inexistência de registros formais, acordos firmados, documentação de respaldo para transações, entre outras situações de formalização, fazem com que toda a dinâmica operacional esteja baseada no conhecimento e nos acordos verbais firmados com seus colaboradores, podendo ser modificada conforme a vontade e necessidade de seus operadores.

A informalidade também prejudica a rastreabilidade e comprovação de irregularidades, permitindo que ações mal-intencionadas sejam executadas sem consequências, pois, dificilmente, seriam comprovadas e responsabilizadas.

O mercado atualmente está repleto de ferramentas disponíveis para uma gestão mais formal e organizada, até mesmo programas de gestão gratuitos estão disponíveis. Outros processos exigem apenas boa vontade de seus executores para formalização das atividades. Portanto, a informalidade nas atividades da empresa acaba sendo uma opção dos executores, se a empresa exigir um certo grau de formalização e houver recusa dos executores, este seria um mau sinal.

Analisar os sintomas acima permitirá aos gestores direcionarem os esforços de apuração com maior assertividade, proporcionando eficiência e redução de custo. A aplicação continuada deste processo ainda permitirá à empresa estabelecer um ambiente de inibição constante, fazendo com que potenciais fraudadores se sintam desencorajados a cometer novas fraudes.