Automação das áreas tributárias e fiscais: como realizar?

Não é difícil reconhecer os benefícios trazidos por RPA (Robotic Process Automation) nos mais diversos setores das empresas. Por meio da automação de processos é possível retirar tarefas repetitivas das equipes, o que aumenta a usabilidade dos dados e a eficiência, além de reduzir riscos. Para as áreas tributárias e fiscais das organizações esse investimento traz benefícios significativos.

O principal deles é a capacidade de concentração dos profissionais em funções de maior valor, uma vez que os processos automatizados liberam tempo para planejar de maneira estratégica, podendo recorrer à entrega instantânea de informações baseadas em padrões e dados.

De acordo com as descobertas da pesquisa da Grant Thornton Percepções dos CFO’s sobre novas tecnologias em 2018, um total de dois terços das empresas estão procurando aumentar seus investimentos em transformação digital no próximo ano.

Por onde começar a automação?

De acordo com Carli McClure, diretora da área de Inovação Tributária da Grant Thornton EUA, a área fiscal é um dos três melhores lugares para começar uma jornada automatizada. Os outros dois pontos iniciais são da área de finanças.

No entanto, o nível de maturidade das corporações para automatizar os processos é bastante variado no mercado. A maioria das empresas ainda não desenvolveu um plano de implementação, algumas estão estagnadas no estágio de testes e outras avançaram com sistemas operacionais.

Para criar um case de negócios, profissionais da área fiscal e seus consultores devem responder as seguintes questões:

• O que devemos automatizar?
• Quais são as áreas prioritárias?
• Onde estão as alternativas mais fáceis?

Um ponto de partida sólido é o imposto indireto que, normalmente, acontece todos os meses. Esta é uma tarefa repetitiva e uma área considerada simples para uma organização iniciar, sem precisar de muitas conversas técnicas com os desenvolvedores.

Um segundo passo seria no sentido dos impostos diretos, na visão de McClure. “Alguns procedimentos podem parecer simples, mas quando falamos de uma empresa multinacional, torna-se uma tarefa gigantesca”, afirma.

Mantenha profissionais reconhecidos e atualizados

Para que a implementação da automação dos processos seja benéfica para todos os níveis da empresa, algumas preocupações devem ser levadas em consideração, como as relacionadas aos custos e empregos. Isso pode acontecer por meio do reconhecimento das equipes existentes, como uma garantia de que os funcionários não serão substituídos por robôs.

Dois terços dos profissionais pesquisados ​​pela Grant Thornton planejam atualizar suas habilidades em análise de dados para acompanhar as mudanças. Quanto ao pessoal adicional, um departamento fiscal corporativo ou uma firma de contabilidade pública fariam bem em buscar candidatos com experiência em TI, em desenvolvimento ou gerenciamento de projetos. A experiência adquirida na robótica tributária pode ser transferida para funções em outras áreas da empresa.

Etapas para implementar RPA

1. Identificação e descoberta;
2. Qualificação e priorização;
3. Design da solução;
4. Configurar, testar e lançar;
5. Serviços gerenciados;
6. Modelo operacional e governança

A executiva aponta, ainda, que o maior desafio é a governança. “A governança começa com impostos. Quem é o proprietário do processo de robôs? Quem mantém os robôs? A coordenação do ambiente de controles é fundamental. A área fiscal, ao liderar o piloto, precisa trabalhar junto com o TI e financeiro para um modelo de sucesso e um aumento de escala para fazer a RPA funcionar para a empresa”, aponta McClure.

Com o objetivo de ganhar mais tempo para funções de valor mais alto, o profissional da área fiscal tem uma motivação considerável para ajudar a impulsionar a transformação digital para seus próprios objetivos e para os do restante da organização.