BPS: inteligência artificial para otimizar processos e reduzir custos

A inteligência artificial oferece diversas soluções cotidianas e práticas, capazes de produzir revoluções e muita economia para empresas, independentemente do porte. Tamanha presença, fez o BPO (Business Process Outsourcing) evoluir e chegar a um novo patamar: o Business Process Solutions (BPS).  

O motivo para a mudança de nomenclatura é evidente: o BPS é mais do que a terceirização com foco na execução de processos repetitivos. A prática vai a fundo na análise e mapeamento das tarefas. Ou seja, há uma forte carga consultiva para avaliar etapa a etapa, redefinir passos e, com isso, definir novos processos e redimensionar estruturas.

É na fase de determinação de soluções, que esta solução abrangente incorpora a inteligência artificial de modo mais evidente. E isso se manifesta em seus resultados financeiros: nos cases da Grant Thornton, a aplicação do BPS traz economia significativa às empresas.

Otimização de processos e melhor eficiência do capital humano

Em geral, os ganhos vão além. É o caso, por exemplo, do cálculo da economia prevista para uma empresa que demandava solução para processo de conferência de notas a pagar e notas a receber. Com 18 pessoas no time dedicado às atividades, ainda assim a empresa convivia com inconsistências em ambas as atividades, motivos de queixas e da necessidade de mudanças.

A solução? Depois de avaliar e mapear o processo, coube ao time da Grant Thornton verificar que, diante das dimensões do processo, era necessária uma solução mais profunda do que apenas mudar o time ou a qualificação dos envolvidos. Afinal, eram contabilizados no processo mais de três mil tipos de documentos não padronizados, cada um deles recebidos por email.

O primeiro passo foi padronizar a forma de recebimento das informações, com a criação de um portal digital dedicado, que além de garantir a acurácia das informações, reduziu a necessidade de checagem e, portanto, de manipulação do material e do volume de pessoas envolvidas. O resultado foi uma economia de 22% e a maior qualidade e consistência das informações.

Áreas abrangidas pelo BPS

A lógica do BPS pode ser aplicada tanto a soluções para as áreas contábil, quanto a fiscal e a de folha de pagamentos. Devido a sua eficácia, a solução tem atraído empresas de diferentes estágios de vida e até mesmo startups de operações estrangeiras que chegam agora ao mercado brasileiro e buscam parceiros que garantam ao time local o foco necessário para olhar para o que efetivamente é importante em sua entrada no Brasil.

Em um outro case recente, coube a nossa equipe interna repensar a terceirização da folha de pagamentos de uma startup internacional com duas centenas de funcionários alocados. Após a análise do processo adotado, a solução encontrada foi alterar o padrão de entrada de informações sobre os recém-contratados implementado no País.

Com a mudança, a recepção de todos os documentos passou a ser feita automaticamente por meio de um portal digital. Todos os inputs passaram a ser feitos pelos próprios contratados de modo online. Os documentos, depois de validados em uma única etapa, passaram a ser incluídos aos dados da companhia; e as informações pertinentes, à folha de pagamento. Com isso, além de velocidade, o novo processo trouxe maior eficiência, passou a demandar menor volume de profissionais e a evitar retrabalho.

Por: Daniel Maranhão, managing partner da Grant Thornton Brasil

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