Como gerenciar equipes remotas nos EUA em conformidade tributária?

Nos Estados Unidos, a Secretaria para Grandes Empresas e Assuntos Internacionais (LB&I, na sigla em inglês) da Receita Federal (IRS) anunciou seis novas campanhas de auditoria. Estas se concentrarão em como as empresas dos EUA, com localizações em outros países, cumprem com os relatórios e impostos cobrados sobre renda para funcionários que visitam o país para fins comerciais.

Na prática, como gerenciar equipes remotas nos EUA?

De funcionários em viagens de negócios e tarefas de curto prazo a executivos seniores com funções globais que trabalham rotineiramente nos Estados Unidos, as novas campanhas de auditoria dos EUA são destinadas às áreas em que a IRS identificou a não conformidade.

Da mesma forma, para indivíduos que realizam viagens de negócios nos EUA ou com fontes de renda no país, a IRS focará os esforços de auditoria na revisão da exatidão dos registros de conformidade e dos impostos avaliados.

A LB&I planeja tratar a não conformidade por meio de várias abordagens, conhecidas como fluxos de tratamento. Desde o lançamento da iniciativa em janeiro de 2017, a IRS anunciou 40 diferentes campanhas, abordando praticamente todas as áreas de conformidade de relatórios de impostos e informações.

Das seis campanhas lançadas em maio de 2018, as cinco listadas abaixo são mais relevantes para viajantes e seus empregadores em negócios com os Estados Unidos. Confira:

1. Conformidade com os formulários 1042 e 1042-S

 Muitas pessoas que chegam aos Estados Unidos a negócios podem não gerar uma responsabilidade sobre os impostos federais ou ter a retenção devida. No entanto, podem descobrir que possuem uma série de obrigações de conformidade para atender. Pode haver retenção e relatórios de requisitos para indivíduos que tenham renda proveniente dos EUA para trabalhar temporariamente no país. Esta campanha da IRS avaliará a conformidade em toda a retenção, depósitos e relatórios.

2. Isenções nos tratados de impostos para estrangeiros não residentes (NRA)

Os EUA mantêm uma grande rede de tratados de dupla tributação que, em parte, permite que os indivíduos evitem estar sujeitos a impostos em mais de um país. Os tratados ajudam a garantir o relato apropriado da renda, e resolvem questões complexas de cobrança de impostos multinacionais.

Reivindicações comuns incluem residência e exclusão de renda do imposto federal para viagens de negócios de curto prazo ou atribuições. O foco desta campanha será aumentar a conformidade quando os indivíduos estão se beneficiando dos tratados.

3. Anexo A e outras deduções para estrangeiros não residentes

Indivíduos que são considerados NRAs, não podem se beneficiar da dedução padrão para reduzir o lucro real. O IRS aumentará a revisão das deduções reivindicadas no Anexo A. Isso garantirá maior conformidade com a dedução das despesas elegíveis por indivíduos NRA segundo o Formulário 1040NR Anexo A.

4. Créditos fiscais para NRA

Alguns contribuintes reivindicam créditos fiscais relacionados a dependentes, onde eles podem não ser elegíveis se: não tiverem renda qualificada recebida; fornecer comprovação ou documentação apropriada ou ter dependentes qualificados. Alguns NRAs contribuintes também reivindicam créditos de educação disponíveis para as pessoas dos EUA ao arquivar indevidamente declarações de impostos como residentes.

5. Penalidades à não conformidade com o formulário 3520/3520-A

A IRS também se concentrará em melhorar a conformidade com este documento exigido de fundos estrangeiros com pelo menos um proprietário dos EUA, incluindo a entrega pontual e necessidade de devoluções. Além disso, o relatório adequado da propriedade de fundos e transações com outros fundos estrangeiros será enfatizado.

Dado o potencial para penalidades significativas para retornos atrasados ou incorretos, os indivíduos potencialmente afetados devem rever de perto seus investimentos e posses de fundos.

Maior risco fiscal

Com o aumento do foco na tributação e na conformidade de NRAs, os empregadores devem priorizar a revisão de políticas e processos para gerenciar conformidade, relatórios e retenção para viajantes a negócios nos Estados Unidos. A falha em gerenciar obrigações devidamente pode resultar em avaliações de análise e conformidade para empregadores e empregados. Além disso, pode haver outras áreas de risco fiscal para a empresa, desde a exposição a impostos corporativos, preços de transferência até considerações tributárias estaduais e locais.

As empresas podem encontrar suporte buscando assistência profissional externa ao avaliar o risco de conformidade e abordar de forma proativa os desafios de uma força de trabalho móvel global, incluindo aproveitar a tecnologia e uso de análise para mitigar o risco em tempo real.

Gostaria de esclarecer como gerenciar equipes remotas internacionalmente em compliance com as obrigações tributárias? Entre em contato com a equipe de Tributos Internacionais da Grant Thornton.