Como gerenciar expatriados para evitar implicações tributárias?

Em todo o mundo, a disseminação do novo coronavírus (Covid-19) está apresentando um impacto humanitário significativo e, cada vez mais, um impacto econômico das bolsas de valores para as cadeias de suprimentos globais. À medida que os governos agem rapidamente para conter a propagação do vírus, os empregadores globais também estão trabalhando para abordar como gerenciar seus colaboradores nas áreas afetadas enquanto continuam as operações comerciais.

Para empresas multinacionais com operações globais, o aumento do potencial de mudança nas condições de funcionários expatriados, seja como parte de estratégias de continuidade de negócios ou por motivos pessoais, apresenta uma série de questões fiscais inesperadas a serem abordadas.

Ao revisar como os governos estão respondendo em relação à conformidade tributária individual, os empregadores podem entender e abordar as áreas de risco tributário que devem considerar ao formular políticas para acordos de trabalho nos próximos meses.

A resposta fiscal inicial

A maioria dos governos está adotando uma abordagem cautelosa, devido aos impactos nos registros anuais individuais de impostos e nas alterações tributárias ocasionados pelos efeitos econômicos do novo coronavírus. Embora alguns países tenham estendido os prazos para apresentação de impostos, a fim de aliviar o ônus da conformidade para os contribuintes durante esse período desafiador, muitos outros ainda precisam anunciar mudanças.

Os contribuintes devem, portanto, continuar a tomar medidas para cumprir suas obrigações normais de conformidade tributária. Para funcionários em mobilidade internacional que possam ter declarações de imposto em mais de um país, devem ser assumidas obrigações normais de conformidade para cada país. Nos casos em que existem obstáculos significativos à obtenção de informações necessárias para concluir uma declaração de imposto, pode ser possível prorrogar o prazo do depósito por solicitação ou, alternativamente, revisar se há uma causa razoável para um depósito tardio e solicitar que as autoridades fiscais apropriadas reduzam possíveis multas.

Uma exceção é Hong Kong, que abordou o impacto do coronavírus (e o resultado dos protestos de 2019) em seu orçamento para 2020, apresentando uma série de medidas destinadas a estimular a economia local. O orçamento propõe uma redução no imposto sobre a renda do emprego, limitado a HK $ 20.000 (cerca de US$ 2.550) e pagamento único em dinheiro para residentes permanentes de Hong Kong com 18 anos ou mais de HK $ 10.000 (cerca de US$ 1.250).

Para empresas multinacionais com funcionários alocados em Hong Kong e em outros países, será importante identificar como esses incentivos são tratados como parte das políticas tributárias e de atribuição. Os benefícios serão acumulados para o indivíduo ou a empresa? Como isso está sendo comunicado aos colaboradores internacionalmente? Além disso, para os funcionários retirados nas áreas afetadas, que apoio está sendo fornecido para gerenciar seus impostos e mitigar o impacto de possíveis multas por arquivamento tardio?

Resumo das medidas tributárias em alguns países impactados*

*Em 11 de março de 2020 | Fonte: Grant Thornton

O cenário da mobilidade durante a pandemia

Muitos empregadores anunciaram ou provavelmente anunciarão mudanças nos arranjos de trabalho nos próximos meses.

As iniciativas implementadas pelas multinacionais incluem permitir que os funcionários trabalhem remotamente em casa, limitando as viagens de negócios nacionais e internacionais, cancelando eventos e realocando funcionários para novos locais internacionais. A maior flexibilidade tem o potencial de criar novos desafios para os profissionais de mobilidade, expandindo suas responsabilidades e aumentando a complexidade do gerenciamento de riscos fiscais durante a resposta ao coronavírus.

Localizando e gerenciando expatriados

Fora do programa formal de mobilidade de funcionários de uma empresa, as empresas multinacionais já haviam identificado que os funcionários às vezes optam por se realocar e a suas famílias em eventos 'baseados em resposta'. Não é de surpreender que funcionários da China e de outros países da Ásia-Pacífico tenham saído à frente do vírus para países menos afetados. Levando a política de 'trabalhar em casa' além do resultado pretendido, os funcionários podem tomar precauções com pouca ou nenhuma visibilidade para seus empregadores, principalmente quando as viagens são organizadas fora dos sistemas corporativos de reservas de viagens.

Os profissionais de mobilidade precisarão trabalhar em estreita colaboração com parceiros de negócios de recursos humanos e unidades de negócios para encontrar e gerenciar funcionários que se mudam sem autorização para um novo país para trabalhar. Enquanto as empresas estão respondendo ao vírus com suas próprias diretrizes de viagem, os funcionários podem se mudar sem aprovação formal.

• Risco de um estabelecimento permanente: quando os funcionários trabalham de um país remotamente ou em um país em que a empresa não possui uma entidade corporativa existente, eles colocam a empresa em risco de criar uma presença tributável corporativa naquele país. Isso pode resultar nos lucros da empresa empregadora sendo atraídos para impostos corporativos no país em que esse funcionário se muda. Os fatos e as circunstâncias de cada situação devem ser revistos por sua vez, mas quando um funcionário estiver localizado em um país fora de onde ele ou ela estiver empregado por um longo período, poderá criar um estabelecimento permanente no local, como local de negócios fixo de fato ou com base no papel que estão desempenhando no país.
  
  Embora muitos tratados de dupla tributação forneçam proteção, onde não houver tratado ou realocações a longo prazo, será importante revisar se esses expatriados estão criando riscos tributários corporativos e, se houver, determinar como os negócios devem se preparar e tomar as medidas de mitigação apropriadas. Isso pode envolver a realocação do funcionário ou até a necessidade de uma licença em alguns casos.

• Imposto individual: quando os funcionários se mudam para um novo país em resposta à propagação do vírus, eles também podem acionar passivos pessoais de imposto de renda. Os funcionários precisam entender as implicações tributárias individuais de sua presença em um novo país, se podem planejar viagens para mitigar a tributação sob um tratado de dupla tributação. Para expatriados, as empresas multinacionais podem querer estender a assistência tributária a esses novos expatriados, onde isso ajuda a gerenciar a conformidade fiscal.
  
  
• Retenção e relatório de folha de pagamento: os empregadores também podem descobrir que têm relatórios de folha de pagamento e obrigações de retenção de impostos para esses funcionários, seja por meio de uma entidade local ou como um empregador não residente. As obrigações associadas que incidem sobre os negócios precisam ser entendidas para garantir a conformidade global contínua, mas podem resultar em complexidades e custos tributários adicionais, principalmente quando são considerados os passivos fiscais locais.
  
  
• Seguro Social: embora muitos países tenham uma extensa rede de tratados de dupla tributação, a maioria possui um número mais limitado de acordos de 'totalização' bilateral que permitem que a segurança social do empregador e do funcionário seja feita apenas no país de origem do funcionário. Os funcionários que trabalham em locais de novos países podem, portanto, gerar passivos adicionais de seguridade social para eles e seus empregadores, que podem ser muito altos.
  
  
• Dupla tributação: os funcionários também devem estar atentos à lei do país para o qual se mudam. Alguns países, Brasil e China, por exemplo, podem considerar a renda paga localmente como totalmente tributável nesse país, independentemente de onde o indivíduo trabalha fisicamente. Na medida em que um expatriado se torna tributável em outro país, esse funcionário poderá enfrentar complexidades e encargos tributários inesperadamente mais altos. Uma empresa precisa determinar qual suporte, se houver, esses tipos de situações justificam.

As empresas multinacionais devem revisar o impacto do coronavírus em seus negócios, fornecedores e clientes. Pode ser aconselhável realocar equipes de funcionários em funções estrategicamente importantes em áreas fora de risco ou mantê-las no lugar por um período maior do que o esperado. As atribuições formais podem aumentar como resultado dessas realocações, para alguns empregadores, resultando em atribuições que não se enquadram nos parâmetros e na intenção da política de mobilidade de uma empresa.

Ações ágeis e proativas serão úteis para identificar os benefícios apropriados que os funcionários e suas famílias devem receber, para determinar a variedade de questões tributárias e de folha de pagamento em jogo e para gerenciar efetivamente essas atribuições por um período desconhecido.

O papel dos profissionais da mobilidade

Os líderes de recursos humanos desempenham um papel crítico para garantir que as empresas executem sua estratégia de crescimento global. Nesse sentido, esses profissionais estão cada vez mais sentados à mesa do C-suite. Também para os profissionais de mobilidade, o crescimento global requer um envolvimento estratégico com a empresa para permitir que os talentos sejam entregues globalmente.

O surto de coronavírus apresenta uma gama de desafios únicos e complexos para as empresas - desde o bem-estar dos funcionários até seus benefícios e impostos. Com o envolvimento proativo com os negócios, os profissionais de mobilidade podem ajudar a percorrer o caminho incerto à frente, conforme as empresas planejam e agem - identificando riscos tributários, gerenciando a complexidade e os custos e permitindo que os funcionários continuem trabalhando onde quer que estejam, sempre que possível.

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